Um cliente solicita uma cópia de contrato. O financeiro precisa consultar uma nota fiscal. O RH procura um documento de um colaborador. A informação existe, mas ninguém sabe exatamente onde está.
Começa a procura. Armários são abertos, caixas são movimentadas, pastas são revisadas e funcionários interrompem suas atividades para encontrar um único documento. O que deveria levar segundos pode se transformar em minutos ou até horas de trabalho.
QUANTO TEMPO SUA EQUIPE PERDE PROCURANDO DOCUMENTOS?
Imagine uma empresa em que cinco colaboradores gastam, em média, 15 minutos por dia procurando documentos físicos.
Considerando 22 dias úteis por mês, temos:
• 5 colaboradores envolvidos.
• 15 minutos diários de procura por pessoa.
• 22 dias úteis mensais.
O resultado são 27,5 horas de trabalho desperdiçadas mensalmente.
Isso representa mais de três jornadas completas de trabalho dedicadas exclusivamente à procura de documentos.
POR QUE ENCONTRAR DOCUMENTOS SE TORNOU TÃO DIFÍCIL?
A dificuldade geralmente é consequência do acúmulo de arquivos e da ausência de critérios consistentes de organização.
Entre os problemas mais comuns estão:
DOCUMENTOS SEM IDENTIFICAÇÃO
Pastas e caixas sem identificação adequada dificultam a localização. Muitas vezes, é necessário abrir diversos arquivos até encontrar aquele que contém a informação procurada.
ARQUIVOS ESPALHADOS
Documentos distribuídos entre diferentes departamentos tornam as consultas mais demoradas. Contratos podem estar em um armário, registros financeiros em outro e documentos administrativos em caixas sem classificação padronizada.
DEPENDÊNCIA DE FUNCIONÁRIOS
Quando apenas uma pessoa sabe onde determinado arquivo está guardado, sua ausência pode comprometer o acesso à informação. A empresa acaba dependendo da memória dos colaboradores para localizar documentos importantes.
ACÚMULO DOCUMENTAL
Novos documentos são armazenados continuamente, enquanto os antigos permanecem ocupando espaço e dificultando a organização. Com o passar dos anos, localizar uma informação se torna cada vez mais trabalhoso.
O PROBLEMA NÃO É APENAS PERDER TEMPO
A dificuldade de encontrar documentos pode gerar consequências para diferentes atividades empresariais.
Uma solicitação que demora para ser atendida pode prejudicar o relacionamento com clientes. A ausência de um contrato durante uma negociação pode atrasar decisões. A dificuldade de localizar registros pode comprometer processos administrativos e auditorias.
Além disso, colaboradores deixam suas próprias atividades para ajudar na procura de arquivos.
A empresa passa, então, a utilizar parte de sua capacidade operacional para administrar documentos que deveriam estar organizados e acessíveis.
COMO A DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTAL PODE MUDAR ESSA REALIDADE?
A digitalização permite transformar documentos físicos em arquivos digitais, reduzindo a dependência de armários, caixas e pastas para realizar consultas.
Entretanto, digitalizar não significa simplesmente fotografar papéis e armazenar tudo em uma pasta no computador.
É necessário realizar um processo adequado de organização, classificação, identificação e estruturação dos arquivos.
Com um acervo digital organizado, a empresa consegue localizar informações com mais facilidade, consultar documentos sem percorrer arquivos físicos e melhorar o acesso conforme as necessidades de cada departamento.
O resultado é uma rotina mais eficiente, na qual os colaboradores dedicam menos tempo procurando documentos e mais tempo executando suas atividades.
SUA EMPRESA SABE QUANTO TEMPO PERDE PROCURANDO DOCUMENTOS?
Observe quantas vezes sua equipe precisa interromper uma atividade para procurar contratos, notas fiscais, documentos de funcionários ou registros administrativos.
Multiplique esse tempo pelo número de colaboradores e pela quantidade de dias trabalhados.
O resultado pode revelar um problema operacional que permanece escondido há anos.
A ADOCUMENTA oferece serviços de digitalização, organização e gestão documental para empresas que desejam transformar seus arquivos físicos em acervos digitais organizados e facilitar o acesso às informações.
Sua equipe ainda perde tempo procurando documentos que deveriam estar facilmente acessíveis? Entre em contato com a ADOCUMENTA e descubra como transformar a maneira como sua empresa administra seus arquivos.
"Cadê o contrato?" – Quanto tempo sua equipe perde por mês procurando papéis perdidos
Contratos, notas fiscais, documentos de colaboradores e outros registros fazem parte da rotina empresarial. Mas quanto tempo sua equipe perde tentando localizar esses arquivos? A desorganização documental pode consumir horas de trabalho, interromper atividades e comprometer a produtividade. Entenda os impactos desse problema e como a digitalização pode transformar a organização dos documentos da sua empresa.
