NOSSOS SERVIÇOS
Soluções completas para o ciclo
de vida dos seus documentos.
A ADocumenta atua na transformação de documentos físicos em informação digital organizada, pesquisável e administrável. Nosso processo integra digitalização, processamento, organização e gestão documental, estruturando o acervo para que a informação deixe de estar dispersa e passe a fazer parte de um ambiente controlado, rastreável e preparado para o uso cotidiano da empresa.
Da captura do documento à sua disponibilização, cada etapa é pensada para preservar a informação, facilitar sua localização e estabelecer uma estrutura documental compatível com a realidade operacional de cada organização.
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Do papel para o digital, com qualidade e organização.
Digitalizar documentos não significa apenas transformar papel em arquivos digitais. Significa realizar uma captura tecnicamente adequada, preservar a representação do documento original e preparar seu conteúdo para ser utilizado, pesquisado e integrado a uma estrutura documental organizada.
A ADocumenta realiza a digitalização utilizando processos padronizados de captura e tratamento de imagem, buscando qualidade, legibilidade e fidelidade ao documento original. Os arquivos podem receber OCR para tornar seu conteúdo pesquisável, permitindo localizar informações sem a necessidade de abrir individualmente cada documento.
Após a captura, os arquivos são processados e preparados para integração ao acervo digital, onde podem ser identificados, classificados e disponibilizados conforme a estrutura definida para cada empresa.
DIGITALIZAÇÃO COM VALIDADE JURÍDICA
Conformidade que exige mais do que um arquivo digital.
Quando a digitalização precisa atender a requisitos técnicos e legais específicos, o processo não pode ser reduzido à simples criação de um PDF.
A ADocumenta estrutura o processo considerando os requisitos aplicáveis à digitalização de documentos previstos no Decreto nº 10.278/2020, além das diretrizes técnicas relacionadas ao tratamento documental. Isso envolve aspectos como qualidade da representação digital, identificação, metadados, integridade, rastreabilidade e possibilidade de auditoria do processo.
O documento digitalizado passa a ser tratado dentro de uma estrutura que considera não apenas sua imagem, mas também as informações necessárias à sua identificação, organização e gerenciamento. Recursos como identificação única, hash de integridade, registros de operações, controle de acesso e histórico do documento integram essa estrutura tecnológica.
A validade e os efeitos jurídicos de um documento digitalizado dependem, naturalmente, do atendimento aos requisitos aplicáveis ao caso concreto. Por isso, nosso foco está em estruturar o processo documental de forma tecnicamente fundamentada, rastreável e alinhada às normas pertinentes.
NOSSAS SOLUÇÕES EM CONFORMIDADE
Tudo o que o seu documento precisa.
Em um só processo.
A ADocumenta oferece uma estrutura completa para digitalização e gestão documental, unindo tecnologia, segurança e conformidade legal.
ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL
Informação no lugar certo, sempre.
Um acervo digital sem organização apenas substitui pilhas de papel por uma grande quantidade de arquivos difíceis de localizar. A organização documental transforma esse conjunto de informações em uma estrutura compreensível, pesquisável e coerente com a operação da empresa.
A ADocumenta estrutura os documentos a partir de setores, categorias e informações de identificação, estabelecendo uma lógica documental que facilita a consulta e reduz o tempo necessário para encontrar aquilo que realmente importa.
Quando aplicável, o documento também pode permanecer associado às informações referentes à sua localização física, permitindo estabelecer uma relação entre o acervo digital e o documento original. A indexação e os metadados complementam essa estrutura, tornando possível recuperar informações por diferentes critérios.
O resultado é um acervo em que os documentos deixam de existir como arquivos isolados e passam a fazer parte de uma estrutura organizada, na qual encontrar, consultar, identificar e administrar a informação se tornam processos muito mais objetivos.
GESTÃO DOCUMENTAL
Seu acervo sob controle.
Depois de digitalizados e organizados, os documentos precisam continuar sendo administrados. A gestão documental é responsável por transformar o acervo digital em um ambiente controlado, no qual acesso, permissões, histórico e preservação fazem parte da rotina.
A ADocumenta disponibiliza uma estrutura própria para gerenciamento dos documentos, permitindo controlar usuários, permissões, setores, categorias e níveis de acesso, mantendo cada empresa isolada dentro de seu próprio ambiente.
O sistema também registra operações relevantes, possibilita acompanhamento do histórico, trabalha com controle de versões e estabelece mecanismos de proteção e preservação do acervo. A pesquisa permite localizar documentos e informações de forma rápida, enquanto os registros de operação contribuem para a rastreabilidade das atividades realizadas no ambiente.
Dessa forma, a gestão deixa de depender de pastas dispersas, arquivos sem padrão ou estruturas difíceis de manter. O acervo passa a operar dentro de um ambiente em que informação, segurança, acesso e controle fazem parte da mesma estrutura.
PRÓXIMO PASSO
Pronto para transformar
a gestão dos seus documentos?
Da digitalização à organização e gestão do acervo, a ADocumenta estrutura processos para que sua empresa tenha mais controle sobre seus documentos, mais facilidade para encontrar informações e uma base documental preparada para o uso diário.
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